会計処理の概要を理解し業務を円滑に_小口現金とは

投稿日：2024/5/28
投稿者：細谷

会計処理は、企業や組織が日々の経済活動を整理し、財務情報を的確に記録するための不可欠なプロセスです。
その中で、小口現金は業務を円滑に進める上で欠かせない要素の一つです。
本記事では、会計処理の概要を把握し、小口現金の役割や重要性について詳しく探っていきます。

会計処理の概要

会計処理は、経済活動を記録・分析し、財務状況を把握するための手順です。主な目的は以下の通りです。

• 取引の記録：日々の取引（売上、購入、支払いなど）を適切な帳簿に記録します。
• 情報の集約：記録された取引データを集約し、財務諸表や報告書を作成します。
• 分析と意思決定の支援：財務データを分析し、経営者や利害関係者に意思決定の支援を提供します。

これらの手順を正確に実行することで、企業は経営の透明性を高め、持続可能な成長を促進できます。
※当社ブログでは、過去、以下のように会計領域に関する記事を掲載しています。

＃建設業管理会計システムのポイント
https://www.roit.co.jp/blog/points-accounting-management-system-for-construction.html

＃工事別原価計算のポイント
https://www.roit.co.jp/blog/points-construction-costing.html

＃工事間接費（現場共通費）配賦のポイント
https://www.roit.co.jp/blog/point-of-distributing-indirect-construction-cost.html

小口現金とは

小口現金とは、企業や組織が日常的な支払いや取引に使用する少額の現金のことです。

主に交通費や事務用品の購入、その他日常的な経費に充てられます。
大口の取引に比べて金額が小さいため、簡易な管理が行われることが一般的です。
例えば、「従業員が公用車を利用して出張する際の経費」や「オフィスでの事務用品の購入」などがその典型的な用途です。
企業では、この小口現金を適切に管理し、不正や不足が生じないようにすることが重要となります。

小口現金の管理方法

小口現金の管理方法は、企業や組織の規模や業務の性質によって異なりますが、一般的な手順及び管理方法を以下に示します。
企業はこれらの手順を遵守し、小口現金の適切な管理を行うことで、財務データの正確性と透明性を確保します。

• 小口現金の設定

会社内で小口現金を取り扱うための予算を設定します。この予算は、日常的な経費や支払いに充てられる金額を含みます。

• 現金の預け入れと引き出し

小口現金は銀行口座から引き出され、適切な場所に保管されます。定期的に、必要に応じて現金を預け入れと引き出しを行います。

• 現金の管理

小口現金は細かな金額であり、その取扱いには特に注意が必要です。現金は適切な場所に保管され、安全が確保されるようにします。通常、金庫などの安全な場所に保管されます。

• 経費の精算と記録

小口現金は日常的な経費や支払いに使用されます。経費が発生した場合、従業員は支出を精算し、領収書や明細書を提出します。これらの支出は会計システムに記録され、財務データに反映されます。

• 残高の確認と監査

定期的に小口現金の残高を確認し、帳簿との整合性を取ります。また、内部監査や外部監査によって、小口現金の取扱いが適切であるかどうかを確認します。

• 不正防止対策

不正や横領を防止するために、小口現金の取扱いに関するポリシーや実施手順を策定し、従業員に対して適切な教育と訓練を行います。また、複数の人員が関与する支払いの承認や二重確認などの対策も重要です。

小口現金の会計処理方法とポイント

それでは、小口現金の会計処理方法とポイントを以下に示します。

1. 現金の取扱いと領収書の収集

従業員が経費を発生させた場合、支払いが小口現金から行われます。
支払い時には必ず領収書や明細書を取得し、支出の妥当性を確認します。

2. 精算と帳簿への記録

従業員が経費を発生させた際には、支出を精算し、支払った金額と領収書の内容を照合します。
精算された経費は、専用の帳簿（現金出納帳など）に詳細を記録します。支出の詳細、金額、日付などが記入されます。

3. 経費勘定への振り替え

精算された経費は、該当する経費勘定科目に振り替えられます。
例えば、「交通費」や「事務用品」といった勘定科目に振り替えられます。

4. 残高の確認

定期的に小口現金の残高を確認し、帳簿上の残高と実際の現金残高が一致しているかどうかを確認します。
この作業は、小口現金の不正使用や不足を防ぐために重要です。

5. 監査と調整

内部監査や外部監査によって、小口現金の取扱いが適切に実施されているか、定期的に確認します。
必要に応じて、会計処理の調整や改善が行われます。

6. 不正防止

小口現金の取扱いに関するポリシーや手順を策定し、従業員に適切な教育と訓練を行います。
複数の人員が関与する支払いの承認や二重確認などの対策を実施し、不正や横領を防止します。

これらのポイントに留意しながら、小口現金の会計処理を行うことで、経費の正確な記録と管理が実現され、財務データの信頼性が確保されます。

小口現金の仕訳例

最後に、実際の小口現金の業務が、会計上どのように仕訳されるか例を記載します。

1. 小口現金の取得時の仕訳例

小口現金を銀行口座から引き出した場合の仕訳です。
小口現金の取得：現金（資産）の増加を記録

小口現金勘定への借方仕訳と、銀行勘定（預金口座）への貸方仕訳を記載します。

2. 小口現金の支出時の仕訳例:

小口現金を使用して経費を支払った場合の仕訳です。
経費支出：小口現金から支出された金額を経費として記録

経費勘定への借方仕訳と、小口現金勘定からの貸方仕訳を記載します。

これらの仕訳例は一般的なものであり、実際の取引内容や会社の方針によって異なる場合があります。
したがって、会計担当者や経理部門の指示に従って正確な仕訳を行うことが重要です。

小口現金の管理制度

小口現金の管理には、「定額資金前渡制度（インプレスト・システム）」と「随時補給制度」があります。

定額資金前渡制度（インプレスト・システム）とは、【特定期間毎（1週間～1カ月等）に一定の現金を各部署の小口現金係に前渡しする仕組み】です。
定額資金前渡制度を採用した場合、一定期間が経過したら、各部署の小口現金係は、期間内の決済額と内容を会計担当者に報告します。
その後会計担当者が、使用された金額と同額の現金を、各部署の小口現金係に補充します。

一方の随時補給制度とは、【各部署の小口現金係の請求に応じて、随時必要な金額の現金を補充する仕組み】となります。

まとめ

経営において、会計処理の重要性は言うまでもありません。
小口現金の使命もまた、業務の効率性と透明性を高める不可欠なものとなります。

小口現金は経費の迅速な支払いや日常業務の効率化に貢献し、経費管理の透明性を高めます。
しかし、小口現金の適切な管理が怠られると、不正や不足などのリスクが生じる可能性があります。
組織は会計処理の概要を理解し、小口現金の取扱いについて適切な手順とポリシーを策定し、実践することが重要です。
これによって、経費の正確な記録と管理が実現し、組織の財務健全性が確保されます。