Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 ×Office 365連携による生産性向上

今回は、Microsoft のクラウドソリューションであるDynamics 365(CRM)とOffice 365を連携することにより、営業業務を飛躍的に効率化する方法をご紹介します。

「働き方改革」で「生産性向上」は至上命題

昨今働き方改革という言葉をよく聞くようになり、残業の削減やダイバーシティ経営など新聞をにぎわすことが多くなってきました。実際の企業でも、時間を決めて消灯してしまう、残業を厳しく制限するなど具体的な策が講じられてきているのではないでしょうか?

一方で、1人当たりの仕事量が減ったかといわれると、そんなことはありません。したがって、仕事時間は制限される、仕事は溜まっていくといったサイクルに現場で働く社員の方は苦しんでいるのではないでしょうか?ではどうやって、その課題を解決すればよいのでしょうか?

色々と解決策はあると思いますが、抜本的には1人が生み出す時間当たりの成果を向上させる必要があります。一言でいうと生産性の向上です。例えば、営業業務についても社内処理が多く、システムの使い勝手の悪さで業務が滞ったりしてはいないでしょうか?作業時間が強制的に制限されてしまう昨今、営業本来の業務であるお客様のフォローアップ、情報収集、営業戦略の立案など、重要な業務に集中する必要があります。使い勝手の悪いシステムを継続して利用する余裕などありません。

では、Microsoft のクラウドソリューションであるMicrosoft Dynamics 365 Plan1(CRM)とOffice 365を連携することで営業業務を効率的に行う方法をご紹介します。

Dynamics 365 、Office 365とは?

Dynamics 365とは、Microsoftが提供しているSaaS型クラウドの統合業務アプリケーションで、CRM、ERP領域を広くカバーしており、企業の業務に必要な業務アプリケーションがオールインワンで提供されています。また、Office 365についてはご存知の方も多いと思いますが、グループウェアをこちらもSaaS型クラウドとして提供されているサービスとなります。両サービスともにSaaS型クラウドで提供されているため、自社でサーバーを持つ必要がなく、必要な時に必要なユーザ数分追加していけます。また、クラウドサービスのため、どこにいてもインターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、業務が可能です。

Dynamics 365 (CRM)、Office 365の連携メリット

当社では、CRMとグループウェアソフトの利用を検討しているお客様、または既にOffice 365を使いのお客様にはDynamics 365(CRM)とOffice 365を2つのサービスを利用することをおすすめしています。その理由は、連携することによるシナジー効果が非常に高いからです。

ログインID、ユーザインターフェースの統一

CRM、グループウェアという全く違う製品でありながら、両製品のログインは1つのポータル画面からログインが可能です。それぞれのサービス利用のためにログイン画面を別々に起動するといった手間はありません。また、ユーザIDは両サービス共通で1つのIDを利用できるため、煩雑な複数ID、パスワードの管理が不要です。

シームレスな連携

CRM、グループウェアは別のシステムでありながら、業務では密接に関連しています。例えば、お客様とのアポイント情報をグループウェアの予定表に入れて、そのお客様情報はCRMで管理している、また商談での議事録、見積り、提案書はグループウェアや共有サーバーで管理しているが、商談ステータスはCRMで管理しているなど、営業業務においてCRMとグループウェアは両方とも業務を支える重要なシステムです。その2つがシームレスに連携されることで、システム入力回数を減らしたり、文書管理業務を効率化したりすることができます。Dynamics 365(CRM)とOffice 365では、各アプリケーションで利用シーンを想定したシームレスな連携を実現しており、別々のサービスと感じさせない利便性を提供しています。

具体的なサービス連携

メールサービス、予定表とCRMの連携

CRMに登録されているお客様にメールの一斉送信をしたい、予定表に追加したアポイントをCRMに登録したいといった要望に応えるのが、Office365のExchange OnlineとDynamics 365(CRM)の連携です。Dynamics 365(CRM)でメール送受信、DMの一括送信をすることが可能です。また、使い慣れたOutlookの予定、タスク、連絡先に追加した場合、Dynamics 365(CRM)のデータとして同時に登録することができます。

ドキュメント管理とCRM連携

商談に紐づけてドキュメントのバージョン管理をしたい、営業資料を複数人で同時編集したいという要望に応えるのが、Office 365のSharePoint OnlineとDynamics 365(CRM)の連携です。商談、取引先などのCRMデータに対して共有フォルダを作成でき、ドキュメントのバージョン管理と複数人での同時編集が可能です。アクセス権によりドキュメントの参照についてもユーザごとに制限することが可能です。

WEB会議とCRM連携

複数拠点で働いている営業メンバー同士で商談の状況について情報共有したいという要望に応えるのが、Office 365のSkype for Business OnlineとDynamics 365(CRM)の連携です。Dynamics 365(CRM)の社内メンバーが表示されるデータにSkype for Business Onlineのプレゼンスが表示され、すぐにSkype for Business OnlineでWEB会議の開催が可能です。また会議での画面共有も可能なため、Dynamics 365(CRM)画面やドキュメントを共有しながら会議を進めることも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?CRMサービスであるDynamics 365 (CRM)とグループウェアサービスであるOffice 365を連携して、営業業務を効率的に行う方法についてご紹介しました。営業業務は、事務処理やシステム的な制約で非効率になっている場合もありますので、Dynamics 365 (CRM)とOffice 365を活用しながら効率的に業務を進めてみてはいかがでしょうか?今回ご紹介したのはほんの1例で、お客様ごとにボトルネックになっている箇所をお聞きしながら業務を効率化する方法についてご提案することも可能ですので、当社にお気軽にお問合せ下さい。

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