Microsoft Teams

動画を使った組織知の共有。在宅勤務でも組織力を醸成する方法

新型コロナウイルスの影響により在宅勤務を選択する企業も増え、なかにはオフィスを廃止する企業も現れています。在宅勤務ではオフィスと異なり、従業員はばらばらの場所で仕事をしています。そのため組織知をどう共有するか、悩む方も多いでしょう。

在宅勤務でも業務をスムーズに進めるためには、動画を使った組織知の共有が有効です。本記事ではMicrosoft TeamsとMicrosoft Streamを活用するメリットにも触れ、解説していきます。

在宅勤務では、組織知の共有が大きな課題

在宅勤務を実施する際に、組織知をどう共有するかは大きな課題です。ここではその理由を3つ取り上げ、詳しく解説していきます。

離れた場所で仕事をしているため、気軽に声をかけられず、相談もしにくい

オフィスで仕事をしていると、以下に挙げるシーンをよく見かけるものです。

  • 同僚や部下に声をかけ、今の状況や困ったことがないか確認する
  • ささいなことでも気になったら、上司や先輩に相談する
  • 雑談を兼ねて情報交換する

いずれも同じ場所で働いているため、ふらっと声をかけやすいメリットがあります。このような活動から仕事に役立つヒントを得る場合も、少なくありません。

一方で在宅勤務では、何か用がないと声をかけにくいもの。このため「雑談から情報収集」といったことは難しくなります。所属している部署で培われてきた組織知も、明示的に共有しなければ浸透しません。加えて不明な点が出てきた場合に、誰かに相談するハードルが上がることもデメリットに挙げられます。

チャットやメールなど文字情報に頼ると、認識の相違が生じる可能性がある

在宅勤務のコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットやメールを活用する企業は増えてきています。特にビジネスチャットは、複数のメンバーと同時にコミュニケーションを取れる便利なツール。一方で文字でのやり取りが主体となることで、注意を要するポイントもあります。

面と向かって話す場合と異なり、相手の表情はわかりません。このためあいまいな表現を使うと、意図と異なる受け取り方をされる可能性があります。このため簡潔・明快な表現を活用し、誤解を招かない工夫が必要です。

勤務時間に差が生まれると、情報の伝達に時間がかかる

在宅勤務を採用する企業のなかには、「勤務時間は問わず、成果を期待する」といった運用を行う場合もあるかもしれません。このような場合、情報を発信しても全員に伝わるまでに時間がかかる可能性があります。

例として伝達内容に不明な点があるなど、問合せが発生した場合を考えてみましょう。疑問点が解決されるまでやり取りが続けられますが、以下のような勤務をする方どうしのコミュニケーションは1日1往復しか行えない場合もあります。

  • Aさん:9:00~18:00
  • Bさん:21:00~6:00

この場合、何回もやり取りを重ねると意図が伝わるまで何日もかかる事態になりかねません。

このような事態を防ぐため、勤務時間の全部または一部を揃える方法もあります。Web会議システムを活用して全員が顔を合わせる時間帯を設けられれば、その場で情報を伝達できることは確かです。一方で、在宅勤務の自由度が下がる点はデメリットに挙げられます。カメラ機能をオンとした打合せの場合、自宅等の個人のプライベート空間が見えてしまう事に懸念を抱き消極的になったり、気を使ってしまったりする方もいるかもしれません。

動画を用いて組織知を共有するメリット

さきに解説した通り、在宅勤務では組織知の共有が課題です。これを解決する方法として、動画の活用は有効です。ここでは3つの観点から、どのようなメリットがあるか考えていきます。

「文字起こし」の手間が省ける。言語化しにくい内容でも、明確に伝えられる

組織知をドキュメント化する作業は、手間がかかるものです。文字だけでなくスクリーンショットやイラストを取り入れる場合は、さらにその手間が増します。一方で「操作方法」「作業手順」「動作中の音を確認する」といった内容の場合、何を基準にして正しいと判断すべきか、正確に情報を伝えることはなかなか難しいものです。

動画の活用により、2つの課題を同時に解決できます。動画を撮った後は、すぐに関係者へ配信可能。文字に記す手間を省けるぶん、情報が必要な方に早く伝達できます。印刷して配布せずに済むメリットも見逃せません。

また動画では文字だけでなく、映像や音声の情報も含まれます。文章では表現が難しい内容でも、動画なら一目瞭然という内容も少なくありません。言語化しにくい内容でも明確に伝えられることは、動画を活用する大きなメリットに挙げられます。

都合のよいタイミングで、何度でもチェックできる

動画を用いた組織知の共有は、Web会議システムより勝る点もあります。Web会議システムは録画しない限り、その場限りで終わり、参加していない方が後で見返すことはできません。

これに対して動画ならば、以下のメリットがあります。

  • 視聴者が都合の良いタイミングを選んで再生できる
  • 視聴者が理解できるまで、繰り返し再生できる
  • 確認したい箇所を選んで再生できる

このように視聴者の都合にあわせて何度でもチェックでき、理解度を高められることは大きなメリットです。

話し手の人柄が伝わり、親近感を得やすい

さきに解説した通り、動画には映像と音声の両方が含まれます。伝えたい情報そのものだけでなく、話し手に関する情報も得られるわけです。人柄も伝わり、親近感を得やすくなるでしょう。動画で語った内容についても、受け入れられやすくなることは大きなメリットといえます。

組織知の共有を動画で行う場合でも、視聴者を関係者だけに絞れる

組織知の共有に動画を活用する場合、以下の2つは懸念されるポイントとなるでしょう。

  • 配信している動画を、個々のパソコンに保存されないか
  • 社外の方など、権限のない方が参照してしまわないか

これらは、情報漏洩やノウハウの流出につながる重大な事態となるため、ぜひとも避けたいものです。

この点、Microsoft  TeamsとMicrosoft Streamを活用し、視聴者を関係者だけに絞ることは可能です。ストリーミング配信を行うことで、視聴者のパソコンに保存することを防止できます。また権限を適切に設定することで、共有対象の人だけに動画を見せることが可能です。

Microsoft TeamsとMicrosoft Streamを活用する5つのメリット

動画を用いて組織知を共有する場合は、Microsoft Teams(以下「Teams」と略)とMicrosoft Stream(以下「Stream」と略)の組み合わせがお勧めです。その理由を5点取り上げ、詳しく解説していきます。

①  TeamsとStreamの連携が可能

Teamsでは、Streamのタブを追加できます。またTeamsの画面を操作し、会議の録画が可能。もちろん、あらかじめ作成した動画をアップすることも可能です。

アップされた動画は、Teamsで視聴できます。シームレスな連携が可能なことは、代表的なメリットの1つです。

②  パソコンに限らず、スマートフォンでも視聴可能

Streamなら、以下の機器を用いて動画を視聴できます。

  • パソコン
  • タブレット端末
  • スマートフォン

iPhoneやiPad、Androidスマートフォンやタブレット端末では、アプリを使ったアクセスも可能です。外出先などパソコンが手元にない環境でも、すばやくチェックできることは大きなメリット。もちろん時間があるときはパソコンを活用し、大画面で内容をじっくりチェックできます。

③  録画とライブストリーミングの両方が可能

動画を活用するニーズには、ライブ配信もあります。Streamはあらかじめ録画した動画の配信だけでなく、ライブストリーミングも可能です。用途に応じてツールを使い分ける必要もありません。

④  視聴対象者を限定できる

Streamは動画の用途にあわせて、以下のように視聴対象者を限定できることも特徴に挙げられます。

  • 社員全員
  • 特定の組織に属するメンバー
  • 特定のメンバー

動画を必要とする方、共有対象の方にだけに提供することで、セキュリティの向上と情報共有を両立できます。

⑤  法人向けOffice 365を契約していれば、追加料金なしで利用可能

TeamsとStreamは、法人向けのOffice 365で利用可能なサービスに含まれています。対象となるOfficeは、以下の3種類です。

  • Office 365 E1
  • Office 365 E3
  • Office 365 E5

上記いずれかを契約していれば、追加料金なしで利用可能です。見積りや稟議といった時間と手間をかける必要はありません。速やかに動画を用いた組織知の共有を行えることは、貴社にとって大きなメリットとなるでしょう。

TeamsとStreamの活用で、在宅勤務でも組織知の共有がスムーズに行える

TeamsとStreamを活用することで、動画でも組織知を共有でき、円滑な在宅勤務の遂行が可能となります。法人向けOffice 365を契約していれば、すぐに使えることも大きなメリットです。より一層の効果的な業務遂行に、ぜひお役立てください。

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